A emissão de documentos entre órgãos e entidades da Prefeitura de Manaus será apenas virtual. A circulação será pelo Siged (Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos), que dispensa o uso de papel e era adotado pela Semef (Secretaria Municipal de Finanças).
A determinação consta em decreto publicado no Diário Oficial do Município durante a semana. Os procedimentos incluem a protocolização, produção, autuação, distribuição, tramitação, consulta e arquivamento de documentos.
De acordo com o decreto, o uso do Siged é para garantir transparência; facilitar a obtenção de informações gerenciais e de caráter estratégico relativo a documentos, processos e serviços administrativos; celeridade no andamento processual e na movimentação de documentos; e a redução dos impactos ambientais da atividade institucional.
O uso do Siged será dispensado quando for tecnicamente inviável, desde que diagnosticado pela Subsecretaria de Tecnologia da Informação da Semef; quando houver indisponibilidade do meio eletrônico e o prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo; e se os processos existentes em meio físico já estiverem em tramitação via Sistema de Protocolo Integrado (PROTUS) até o encerramento e posterior arquivamento. A partir de 1º de abril de 2023 não será permitida a abertura de novos processos via PROTUS.
No caso dessas exceções, os atos processuais poderão ser feitos segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial provisória. Quando o sistema for retomado, devem ser imediatamente digitalizados para o Siged, devendo justificar o ocorrido por meio de documento assinado por servidor ou autoridade competente.
Perfil de acesso
Os servidores poderão cadastrar e tramitar processos ou documentos, bem como gerar e assinar documentos no Siged, de acordo com seu perfil de acesso e competências funcionais.
Os órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal deverão divulgar, por meio de Portaria, o nome do responsável setorial pelo sistema Siged.
Níveis de acesso
Os documentos incluídos no Siged podem ser públicos, com acesso garantido a qualquer interessado; ou restritos, quando se tratar de informação com acesso restrito do tipo: apenas aos departamentos envolvidos; apenas à unidade gestora atual; apenas ao departamento atual; e apenas ao usuário atual.
O decreto estabelece que os processos ou documentos no Siged devem, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito.
Aos cidadãos será possível emitir e receber informações e documentos no sistema, desde que realizem cadastro disponibilizado no portal Manaus Atende. Os cidadãos deverão ter o cadastro
validado pela Semef.
Os documentos produzidos no Siged terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade,
mediante utilização de assinatura eletrônica.
As dúvidas e solicitações de melhorias relativas ao sistema devem ser direcionados ao responsável setorial pelo sistema em cada unidade gestora. Os manuais de procedimentos para os usuários interno e externo serão disponibilizados no Siged de forma gradual.
Confira o Decreto nº 5.497, de 8 de fevereiro de 2023, completo AQUI (páginas 1 a 4).
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